最近这几期我们谈的是“工具”,工欲善其事,必先利其器。
在学习“工具”这一主题之前,请你务必学习之前的理论。
只有将理论跟工具结合,才能够更好地落地,这是小小的提示。
关于工具这个模块的声明,我在之前的一两个章节讲过,请一定仔细聆听。
今天我们来分享第三个工具,叫笔记。
前面我们谈了日历和清单,加起来这3个就构成了非常重要的时间管理的基础的工具系统。
笔记,是非常非常重要的,我们可以把它称作为信息、知识,当然我们还有许多多碎片的内容。
举一个简单的例子,比如在旅行当中,我们有很多攻略、票据、机票,都要做记录。
再比如我们日常的工作生活中,有密码、说明书、合同、会议纪要......所以我们谈的笔记其实包含的是:信息管理或者叫知识管理,或者叫资料管理的部分。
请先记下一句话,没有记录就没有发生。
人的脑子是不可能记住非常非常多的事件的,也很难记住如此之多的信息。
所以,我们需要透过外在的工具,外在的系统来管理它。
应该如何选择怎样的工具和软件呢?
当今是移动互联网的时代,所以你一定要用移动性的系统:手机,电脑。
当然移动性的系统里面越小越便携,那么它的屏幕也越小。相对而言,我们选择用多平台的同步工具会更好。
在办公室,我们用电脑,离开办公室外出用手机。
所以选择软件的第一个要素:要选择能够在移动性的手机、电脑上都能够同步的系统,这样就可以做到随时随地进行记录,随时随地查询。
可以用的工具有很多,那我们来谈一谈,如何来做选择---要基于移动性和同步性。
现在安卓和苹果有很多笔记类软件,我就不一一列举了,你可以通过下载系统去找到它。
我用了它有五六年的时间。
从它的前身---海外版Evernote就开始用了。
这个软件是一个全平台的软件,也就是说在苹果、安卓,以及其他的PC机、手机等各种平台都能够使用。
它能够存储的类型是非常丰富的,能够存储:文字、录音、图片、附件等许多类型。
你也可以设立架构、目录。
我觉得不用设计太多,两三级可以了,设计得太多也就太复杂。
如果你没有一个很好的架构,你保存的这些数据就会相当庞杂,像垃圾箱一样,成为信息垃圾桶,要找的东西找不着,不想找的东西却非常多。
每一个笔记,我要隆重建议你要设计好一个标题,这是非常快速找到我们想要资料基础。
如果你存储的数据不多的时候,可能也就一个笔记本,里面很多个笔记一目了然,你怎么乱写都没事,但是当你的这个信息有成千上万条的时候,那你就只能靠搜索了。
如果不能够做到两级的目录架构和标好每一个标题,那你基本上找不到资料。
我就是运用这样的方法,让自己做到了秒搜系统。
当然,你需要去整理。
很多人告诉我,整理的话很花时间,我不是来学时间管理的吗?
没有错,人生不在于做多少事。你只有把所有的事情,都收集下来,然后去整理,去分类,去掉那些不重要的,剩下那些重要的,再把重要的进行分类,整理,用起来就方便了。
对于事情是这样,对信息也是这样。
我们不能管理太多信息,我们只能管理对我们有价值的信息。
所以我们要把有价值的信息分门别类地存放在印象笔记当中,这样我们要找的时候就非常容易了,你就可以管理越来越多的资料了。
所以记住:用两级或三级的目录架构,以及每个标题你都把它标好,你就可以很好地使用它。
当然你可以逐步整理,先整理现在你对你来说最重要的,比如说密码,比如说合同,比如说会议纪要等等。
以上这些你都可以根据重要性,根据紧急性先去整理,然后再来整理那些相对不重要的,暂时用不上的。
所以事情要一步步做,信息也要分类地按照这样的逻辑去管理。
你通过手机软件、PC系统都有这种软件商城或者上官网去下载就可以了。
苹果系统里面有个APP store你可以去下载。
它有免费版也有收费版,刚开始你可以试试免费版,免费版的功能都是很全的,但是每个月只能上传60M,如果你要经常性使用,基本是不够的。
收费版,按年、按月好像都可以,一年几百块钱,也不贵,每个月上传1G。
企业版是买账号和席位。
易效能公司每个人都是买的企业版,企业版每个人可以上传2G,还可以共享和同步,实在是太方便了。
我其实就是利用这些工具系统,把易效能的理念落地。
所以,你们也可以循序渐进,慢慢来。
你可以去印象笔记的官网,去了解基本的功能和操作,用起来也并不是太复杂。
我要隆重地强调一点的是:你不要什么功能都用,要用它的专长。
我目前推荐大家用它来管理资料,而不是用来管理事件。
那我们今天对笔记软件的介绍就讲到这里,欢迎大家一直持续地聆听时间管理100讲的内容。
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